Verarbeitungsverzeichnis erstellen: Schritt für Schritt
Aktualisiert am 15.06.2026
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist die Grundlage nahezu jeder weiteren Datenschutzmaßnahme. Diese Anleitung zeigt, wie Sie ein vollständiges, prüfungssicheres VVT strukturiert aufbauen.
Alle Abteilungen einbeziehen
Befragen Sie jede Abteilung – Vertrieb, Personal, IT, Buchhaltung – gezielt nach den dort verarbeiteten personenbezogenen Daten. Zentrale Annahmen allein reichen selten aus.
Verarbeitungstätigkeit benennen und Zweck festlegen
Beschreiben Sie jede Verarbeitung konkret, z. B. "Kundenverwaltung im CRM", und halten Sie den jeweiligen Zweck eindeutig fest.
Betroffene und Datenkategorien dokumentieren
Erfassen Sie, welche Personengruppen (z. B. Kunden, Beschäftigte, Bewerber) und welche Datenarten (z. B. Kontaktdaten, Vertragsdaten) betroffen sind.
Rechtsgrundlage zuordnen
Bestimmen Sie für jede Verarbeitung die zutreffende Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO – dokumentiert und nachvollziehbar begründet.
Empfänger und Übermittlungen erfassen
Halten Sie fest, an wen Daten weitergegeben werden – etwa Auftragsverarbeiter, Behörden oder Konzerngesellschaften – inklusive möglicher Drittlandtransfers.
Löschfristen festlegen
Ordnen Sie jeder Verarbeitung eine konkrete Löschfrist zu, abgeleitet aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder der Erforderlichkeit für den Zweck.
Technische und organisatorische Maßnahmen referenzieren
Verweisen Sie je Verarbeitung auf die eingesetzten Schutzmaßnahmen, um die Verbindung zu Art. 32 DSGVO herzustellen.
Verzeichnis aktuell halten
Etablieren Sie einen Prozess, der neue oder geänderte Verarbeitungen automatisch ins Verzeichnis einspeist – etwa bei Einführung neuer Software.
Weiterführende Informationen
Häufige Fragen
In welchem Format muss das VVT geführt werden?
Die DSGVO schreibt kein bestimmtes Format vor – üblich sind Tabellen oder spezialisierte Softwarelösungen, entscheidend ist Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
Muss das VVT der Aufsichtsbehörde aktiv vorgelegt werden?
Nein, aber es muss auf Anfrage jederzeit vorgelegt werden können – eine aktive Übermittlungspflicht ohne Anlass besteht nicht.
Wie oft muss das VVT aktualisiert werden?
Fortlaufend bei jeder neuen oder geänderten Verarbeitung – ein rein jährliches Update reicht in der Praxis meist nicht aus.
Unterstützung bei der Umsetzung gewünscht?
Wir übernehmen die Umsetzung für Sie – oder begleiten Ihr Team dabei, Schritt für Schritt.